PGB aanvragen: Stap-voor-stap van aanvraag tot uitbetaling

Wat je nodig hebt voordat je start

Een PGB aanvragen begint met de juiste papieren en een duidelijk beeld van wat er moet gebeuren. Zorg dat je deze dingen bij de hand hebt, dan scheelt dat een hoop gestress later.

• Een geldig ID: Jij (de aanvrager) en degene die de zorg krijgt (de budgethouder) hebben een ID-kaart of paspoort nodig.
• Verzekeringspapieren: De zorgverzekering van de budgethouder is cruciaal voor bepaalde vergoedingen. Zorg dat je het polisnummer en de zorgverzekeraar bij de hand hebt.
• Medische informatie: Een recente verklaring van de huisarts of specialist. Denk aan een WMO-advies of een diagnose die de noodzaak voor zorg onderbouwt.
• Inkomensgegevens: De budgethouder heeft vaak een eigen bijdrage. Check de inkomensgegevens (loonbelasting, toeslagen) van het afgelopen jaar.
• E-mailadressen en telefoonnummers: Van jezelf, de budgethouder, en eventuele andere mantelzorgers.

Let op: voor hulpmiddelen zoals een aangepaste rollator of een hoog-laag bed is een medische verklaring vaak doorslaggevend.

Zorg dat die up-to-date is.

Stap 1: De aanvraag bij de gemeente (WMO) of zorgverzekeraar (WLZ)

Welk loket je moet hebben, hangt af van de zorgvraag. Is het lichte zorg (huishouden, begeleiding)? Dan ga je naar de gemeente (WMO).

1. Meld je bij het juiste loket. Bel of mail de gemeente of je zorgverzekeraar. Zeg duidelijk: "Ik wil een PGB aanvragen voor [naam budgethouder]."
2. De intake. Een WMO-consulent of WLZ-consulent komt op bezoek. Dit duurt ongeveer 1 uur. Bereid je voor: schrijf op wat er precies misgaat in de dagelijkse zorg. Bijvoorbeeld: "Mijn moeder kan 's nachts niet alleen naar het toilet."
3. Het keukentafelgesprek. Dit is het moment van de waarheid. Wees concreet. "We hebben 3 uur per dag zorg nodig: 1 uur voor wassen en aankleden, 1 uur voor medicatie en eten, en 1 uur voor begeleiding."
4. Vraag expliciet om een PGB. De consulent stuurt vaak automatisch naar zorg in natura (een thuiszorgorganisatie). Zeg: "Wij kiezen voor een PGB omdat de zorg heel specifiek is en we een vertrouwde zorgverlener hebben."

Is het complexe, langdurige zorg? Dan is het CZ (Centrum Zorgverzekeringen) of een andere WLZ-verzekeraar.

Veelgemaakte fout: Te vaag zijn. "We hebben hulp nodig" is geen input.

"We hebben hulp nodig met douchen omdat moeder een heupprothese heeft en uitglijdt" is dat wel. Tijdsindicatie: De gemeente heeft wettelijk 6 tot 8 weken de tijd om een besluit te nemen. Bij complexe WLZ-dossiers kan dit oplopen tot 12 weken. Begin dus op tijd!

Stap 2: Het zorgplan (het 'PGB-contract') schrijven

Als de indicatie is goedgekeurd, krijg je een brief met het budget. Nu komt het echte werk: je moet een zorgplan maken.

Dit is je leidraad voor de zorgverlener en de verantwoording naar de SVB. Een goed zorgplan bevat ook afspraken over veiligheid, zoals een brandveiligheidsplan opstellen voor de seniorenwoning. Tip: Gebruik een sjabloon van de SVB of Patiëntenvereniging. Zo vergeet je niets.

1. De zorgvraag: Wat is het probleem? (Bijv. "Mijn vader heeft dementie en is 's nachts in de war.")
2. De zorgtaken: Wat moet er gebeuren? Wees specifiek. (Bijv. "Toezicht houden, medicatie innemen, hulp bij toiletgang.")
3. De uren: Hoeveel uur per week? (Bijv. "20 uur per week, ingedeeld in 4 dagdelen.")
4. De zorgverlener: Wie gaat het doen? (Bijv. "Janny van der Berg, buurvrouw, ZZP'er.")
5. Het tarief: Wat betaal je? Houd je aan de maximale tarieven van de zorgverzekeraar (CAO). Voor basiszorg (verpleging) ligt dit vaak rond €25 - €35 per uur, voor gespecialiseerde zorg (PV-verpleging) kan dit oplopen tot €50+.

Stap 3: De zorgverlener zoeken en contracteren

Met het budget en het zorgplan in de hand ga je op zoek. Dit is vaak de drempel voor mantelzorgers.

• Vraag in je netwerk (buren, familie).
• Check sites als Zorgkiezer of Marktplaats voor zelfstandige zorgverleners.
• Schakel een PGB-bemiddelaar in (kost geld, maar scheelt tijd).

Waar vind je iemand? Zodra je iemand hebt, teken je een overeenkomst.

• Naam en adres van jou en de zorgverlener.
• Het uurtarief.
• Het aantal uren per week/maand.
• De startdatum.

Geen ingewikkeld contract, maar een eenvoudige overeenkomst met: Let op: De zorgverlener mag geen familie (in de 1e of 2e graad) zijn, tenzij er sprake is van een zeer uitzonderlijke situatie. Een buurman mag wel.

Stap 4: De SVB inschakelen (de uitbetaler)

Jij regelt de zorg, de SVB (Sociale Verzekeringsbank) regelt de administratie en de betaling. Vergeet niet dat je jouw PGB uitgaven goed moet bijhouden en melden bij de SVB.

NBV21 - Standaardeditie

1. Account aanmaken. Ga naar de website van de SVB en maak een MijnSVB-account aan voor de budgethouder.
2. Het PGB melden. Vul het formulier 'Melding PGB' in. Je hebt hiervoor de indicatiebeslissing van de gemeente of CZ nodig.
3. De zorgovereenkomst uploaden. De SVB controleert of je contract klopt (voldoet aan de eisen).
4. Wachten op goedkeuring. De SVB keurt het goed (of vraagt om aanpassingen). Dit duurt ongeveer 2 tot 4 weken.

Tip: De SVB mag geen zorg inhouden die valt onder de WLZ (langdurige zorg). Vergeet ook niet je WMO aanvraag volledig in te vullen voor andere ondersteuning.

Zorg dat je weet onder welke wet je valt, dat bepaalt wie je uitbetaalt.

Stap 5: De uitbetaling en verantwoording

De zorgverlener kan starten! Maar het geld stroomt niet automatisch.

• De urenadministratie: De zorgverlener schrijft uren op. Jij controleert dit (bijv. via een app of Excel). Check: kloppen de uren? Is het tarief correct?
• De declaratie: Jij stuurt de uren door naar de SVB (meestal maandelijks). Dit doe je via MijnSVB.
• De uitbetaling: De SVB betaalt de zorgverlener uit (meestal rond de 25e van de maand). Het geld gaat van jouw budget af.
• De verantwoording: Aan het einde van het jaar (of als het budget op is) moet je de SVB vertellen hoe het geld is besteed. Dit heet de 'verantwoording'. Bewaar alle facturen en urenlijsten!

Jij bent de baas over het budget. Veelgemaakte fout: Zelf geld overmaken naar de zorgverlener. Doe dit niet. De SVB betaalt de zorgverlener, en jij betaalt de SVB (via het budget). Zo blijft de administratie zuiver.

Verificatie-checklist: Ben je er klaar voor?

Loop deze lijst na voordat je de telefoon pakt voor het keukentafelgesprek. Als je alles af kunt vinken, ben je een stuk verder.

KPI Checklists

• [ ] Weet ik of ik bij de gemeente (WMO) of zorgverzekeraar (WLZ) moet zijn?
• [ ] Heb ik een medische verklaring klaarliggen?
• [ ] Weet ik precies hoeveel uur zorg er nodig is per week?
• [ ] Heb ik een geschikte zorgverlener op het oog?
• [ ] Weet ik wat het maximum uurtarief is voor mijn type zorg?
• [ ] Kan ik de zorgtaken concreet beschrijven?
• [ ] Weet ik hoe de urenadministratie bijgehouden moet worden?

Lukt het niet? Schakel een PGB-consulent in of vraag hulp bij een patiëntenvereniging. Je hoeft dit niet alleen te doen.